Secção perguntas SyncSpace
Bem-vindo ao FAQ do SyncSpace. Aqui, encontrará respostas detalhadas a perguntas comuns sobre o SyncSpace, concebidas para melhorar a sua experiência na gestão eficiente de espaços de trabalho, estacionamento e salas de reuniões.
Visão geral
O SyncSpace é uma plataforma abrangente concebida para simplificar a reserva e a gestão de postos de trabalho, lugares de estacionamento e salas de reuniões na sua organização. Integra-se perfeitamente no seu fluxo de trabalho para otimizar a utilização de recursos e aumentar a produtividade.
O SyncSpace opera através de uma interface intuitiva:
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Processo de Reserva: Escolha o local e a data desejados.
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Verificação de Disponibilidade: Verifique a disponibilidade e adequação do espaço.
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Confirmação: Finalize a sua reserva com apenas alguns cliques.
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Reservas eficientes: Reserve workstations, parking spaces, e meeting rooms com apenas três passos simples.
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Agendamento integrado: Integra-se perfeitamente com o Microsoft Teams para reservas eficientes.
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Gestão de espaços com conhecimento: Fornece informações detalhadas sobre a utilização das salas para uma melhor gestão dos recursos.
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Actualizações em tempo real: Garante informações actualizadas sobre disponibilidade e agendamento.
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Para colaboradores
Os colaboradores podem:
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Reservar Espaços Facilmente: Reservar workstations, parking ou salas de reuniões de forma rápida e intuitiva.
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Gerir Horários: Garantir que as suas necessidades de espaço são atendidas sem complicações.
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Aumentar a Eficiência: Utilizar uma interface amigável para uma gestão de workspace sem interrupções.
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Sim, os colaboradores podem reservar workstations ou parking para convidados seguindo passos semelhantes e fornecendo os detalhes necessários dos convidados.
Os colaboradores podem aceder ao SyncSpace através de um portal web acessível via navegador ou integrado diretamente no Microsoft Teams, oferecendo flexibilidade na gestão e acesso às reservas.
Para aceder ao SyncSpace através de um navegador, é necessário ter uma conexão de internet estável e manter o navegador atualizado. Para a integração com o Microsoft Teams, certifique-se de que a sua organização tem a configuração adequada para o acesso integrado
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Aceder ao portal SyncSpace ou à integração através do Microsoft Teams.
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Selecione o tipo de reserva que pretende: Posto de trabalho, Estacionamento ou Sala de reuniões.
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Escolha a data e o local.
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Selecione um espaço disponível e proceda à reserva.
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Os funcionários podem efetuar o check-in num através do portal SyncSpace ou da interface do Microsoft Teams.
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O check-in só estará disponível quando uma reserva for aprovada para o dia e o período de reserva actuais.
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Os utilizadores também podem efetuar o check-in digitalizando o código QR da localização reservada com um smartphone. O código irá redireccioná-los para a opção de check-in.
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Os colaboradores recebem notificações automáticas através do Microsoft Teams para aprovações pendentes ou atualizações relacionadas às suas reservas.
Também recebem um e-mail após uma reserva ser aprovada ou rejeitada.
Sim, o SyncSpace permite que os colaboradores pesquisem por nome e visualizem todas as reservas feitas por um indivíduo específico.
Isto inclui detalhes como a data da reserva, localização e estado atual (pendente, aprovado, cancelado).
Para administradores
As reservas no SyncSpace podem ser configuradas para exigir aprovação de diferentes níveis de aprovadores, incluindo aprovadores específicos do local, definidos pelo andar ou da plataforma global.
As reservas permanecem pendentes até serem aprovadas pelos aprovadores configurados.
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Aprovador Específico do Local: Aprovação específica para o local reservado.
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Aprovador Definido pelo Andar: Aprovação com base na área física do andar.
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Aprovador da Plataforma Global: Membro do grupo "Managers" responsável pela aprovação global.
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Sim, os administradores podem personalizar as configurações de reserva para alinhar com as políticas da organização.
Isto inclui definir fluxos de aprovação, limites de reserva por utilizador e tipos de espaço disponíveis para reserva.
O SyncSpace oferece vários relatórios para análise da utilização dos espaços:
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Relatórios de Ocupação por Período (diário, semanal, mensal).
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Relatórios por Tipo de Espaço (workstation, meeting room, parking).
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Relatórios de Utilização por Utilizador ou Departamento.
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Relatórios de Histórico de Reservas e Cancelamentos.
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Sim, o SyncSpace integra-se com o Microsoft Teams para um acesso e comunicação eficientes. Os utilizadores podem fazer reservas diretamente através da plataforma Teams.
O SyncSpace implementa medidas de segurança robustas, incluindo criptografia de dados, controle de acesso baseado em permissões e conformidade com regulamentos de proteção de dados para garantir transações seguras e privacidade dos dados.
Para informações detalhadas sobre configurações avançadas, os administradores podem consultar a documentação oficial fornecida pela equipe de suporte técnico. Esta documentação inclui orientações sobre configurações personalizadas e melhores práticas para a gestão da plataforma.
Os administradores podem configurar novos locais e espaços através do módulo Back Office.
Isto permite-lhes adicionar, modificar e gerir locais, definir tipos de espaço e configurar políticas de reserva conforme necessário.
Os administradores podem usar o SyncSpace para monitorizar a ocupação dos espaços em tempo real através de dashboards e relatórios.
Isto ajuda a tomar decisões informadas sobre a gestão e alocação dos espaços.
Sim, os administradores têm a capacidade de configurar permissões de acesso com base em funções de utilizador ou departamentos.
Isto assegura que apenas os utilizadores autorizados podem reservar tipos específicos de espaços, tais como escritórios executivos ou workstations especiais.
Os administradores terão acesso a documentação técnica pormenorizada para orientação da instalação e utilização. Após a compra, será fornecido um endereço de correio eletrónico dedicado para apoio técnico.
Sim, o SyncSpace é escalável e pode suportar organizações com múltiplos sites, tanto com operações centralizadas como distribuídas.
Os administradores podem gerir reservas e configurações em diferentes locais a partir de uma única plataforma.
O SyncSpace permite que os colaboradores reservem espaços para convidados, fornecendo detalhes como nome e número da matrícula (para parking).
Os administradores podem definir políticas para reservas de convidados, incluindo limites máximos e aprovar fluxos de trabalho