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Secção perguntas SyncSpace

Bem-vindo ao FAQ do SyncSpace. Aqui, encontrará respostas detalhadas às perguntas comuns sobre o SyncSpace, projetadas para melhorar a sua experiência na gestão eficiente de workspaces, parking e meeting rooms.

Visão geral

  • O SyncSpace é uma plataforma abrangente projetada para simplificar a reserva e gestão de workstations, parking e meeting rooms dentro da sua organização. Integra-se perfeitamente com o seu fluxo de trabalho para otimizar a utilização de recursos e aumentar a produtividade.

  • O SyncSpace opera através de uma interface intuitiva:

    • Processo de Reserva: Escolha o local e a data desejados.

    • Verificação de Disponibilidade: Verifique a disponibilidade e adequação do espaço.

    • Confirmação: Finalize a sua reserva com apenas alguns cliques.

    • Reserva Eficiente: Reserve workspaces, lugares de estacionamento e salas de reuniões em três etapas simples.

    • Agendamento Integrado: Integra-se perfeitamente com o Microsoft Teams para reservas eficientes de salas de reuniões.

    • Análises Perspicazes: Fornece informações detalhadas sobre a utilização das salas para uma melhor gestão dos recursos.

    • Atualizações em Tempo Real: Garante informações atualizadas sobre disponibilidade e agendamento.

Para colaboradores

  • Os colaboradores podem:

    • Reservar Espaços Facilmente: Reservar workstations, parking ou salas de reuniões de forma rápida e intuitiva.

    • Gerir Horários: Garantir que as suas necessidades de espaço são atendidas sem complicações.

    • Aumentar a Eficiência: Utilizar uma interface amigável para uma gestão de workspace sem interrupções.

  • Sim, os colaboradores podem reservar workstations ou parking para convidados seguindo passos semelhantes e fornecendo os detalhes necessários dos convidados.

  • Os colaboradores podem aceder ao SyncSpace através de um portal web acessível via navegador ou integrado diretamente no Microsoft Teams, oferecendo flexibilidade na gestão e acesso às reservas.

  • Para aceder ao SyncSpace através de um navegador, é necessário ter uma conexão de internet estável e manter o navegador atualizado. Para a integração com o Microsoft Teams, certifique-se de que a sua organização tem a configuração adequada para o acesso integrado

  • Para reservar um workstation no SyncSpace:

    • Aceda ao portal SyncSpace ou à integração através do Microsoft Teams.

    • Escolha a data, localização (edifício e andar), turno e tipo de espaço desejado.

    • Selecione um workstation disponível e prossiga com a reserva.

  • Os colaboradores podem fazer o Check-In em um workstation reservado através do portal SyncSpace ou da interface do Microsoft Teams, desde que a reserva esteja aprovada para o dia e turno atual.

  • Os colaboradores recebem notificações automáticas através do Microsoft Teams para aprovações pendentes ou atualizações relacionadas às suas reservas.

    Também recebem um e-mail após uma reserva ser aprovada ou rejeitada.

  • Sim, o SyncSpace permite que os colaboradores pesquisem por nome e visualizem todas as reservas feitas por um indivíduo específico.

    Isto inclui detalhes como a data da reserva, localização e estado atual (pendente, aprovado, cancelado).

Para administradores

  • As reservas no SyncSpace podem ser configuradas para exigir aprovação de diferentes níveis de aprovadores, incluindo aprovadores específicos do local, definidos pelo andar ou da plataforma global.

    As reservas permanecem pendentes até serem aprovadas pelos aprovadores configurados.

    • Aprovador Específico do Local: Aprovação específica para o local reservado.

    • Aprovador Definido pelo Andar: Aprovação com base na área física do andar.

    • Aprovador da Plataforma Global: Membro do grupo "Managers" responsável pela aprovação global.

  • Sim, os administradores podem personalizar as configurações de reserva para alinhar com as políticas da organização.

    Isto inclui definir fluxos de aprovação, limites de reserva por utilizador e tipos de espaço disponíveis para reserva.

  • O SyncSpace oferece vários relatórios para análise da utilização dos espaços:

    • Relatórios de Ocupação por Período (diário, semanal, mensal).

    • Relatórios por Tipo de Espaço (workstation, meeting room, parking).

    • Relatórios de Utilização por Utilizador ou Departamento.

    • Relatórios de Histórico de Reservas e Cancelamentos.

  • Sim, o SyncSpace integra-se com o Microsoft Teams para um acesso e comunicação eficientes. Os utilizadores podem fazer reservas diretamente através da plataforma Teams.

  • O SyncSpace implementa medidas de segurança robustas, incluindo criptografia de dados, controle de acesso baseado em permissões e conformidade com regulamentos de proteção de dados para garantir transações seguras e privacidade dos dados.

  • Para informações detalhadas sobre configurações avançadas, os administradores podem consultar a documentação oficial fornecida pela equipe de suporte técnico. Esta documentação inclui orientações sobre configurações personalizadas e melhores práticas para a gestão da plataforma.

  • Os administradores podem configurar novos locais e espaços através do módulo Back Office.

    Isto permite-lhes adicionar, modificar e gerir locais, definir tipos de espaço e configurar políticas de reserva conforme necessário.

  • As melhores práticas incluem:

    • Monitorizar regularmente relatórios de ocupação e utilização.

    • Manter as configurações de reserva atualizadas de acordo com as políticas organizacionais.

    • Promover o uso eficiente dos recursos através de comunicação e formação.

    • Realizar avaliações periódicas para otimizar a eficiência operacional.

  • Os administradores podem usar o SyncSpace para monitorizar a ocupação dos espaços em tempo real através de dashboards e relatórios.

    Isto ajuda a tomar decisões informadas sobre a gestão e alocação dos espaços.

  • Sim, os administradores têm a capacidade de configurar permissões de acesso com base em funções de utilizador ou departamentos.

    Isto garante que apenas utilizadores autorizados possam reservar tipos específicos de espaços, como escritórios executivos ou workstations especializados.

  • Os administradores podem aceder a suporte técnico dedicado para o SyncSpace através dos canais de suporte designados pela plataforma.

    Isto inclui assistência com a configuração, configuração e resolução de problemas.

  • Sim, o SyncSpace oferece suporte e recursos para os administradores aprenderem a gerir e maximizar o uso da plataforma de forma eficaz.

  • O SyncSpace inclui mecanismos de resolução de conflitos que priorizam as reservas com base em regras predefinidas ou intervenção do administrador.

    Isto garante uma alocação justa e eficiente dos espaços, mesmo durante períodos de procura elevada.

  • Sim, o SyncSpace é escalável e pode suportar organizações com múltiplos sites, tanto com operações centralizadas como distribuídas.

    Os administradores podem gerir reservas e configurações em diferentes locais a partir de uma única plataforma.

  • O SyncSpace permite que os colaboradores reservem espaços para convidados, fornecendo detalhes como nome e número da matrícula (para parking).

    Os administradores podem definir políticas para reservas de convidados, incluindo limites máximos e aprovar fluxos de trabalho

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